作者：周建秀
　　【摘要】当今我们与外界的联系方式多种多样——邮件，网站，博客，微信等社交媒体层出不穷，而在欧美企业中，采用最多的沟通方式仍然是邮件。欧美企业由其性质与文化所决定，大多数情况需要员工用商务英语来书写或回复邮件。在企业中我们会发现那些邮件写作水平高的人更容易得到晋升，人们也更愿意倾听优秀的文字表达者的想法，写作能力强的人也能更有效地说服他人。因此，我们更需要依靠自己的邮件写作技巧去影响、说服、鼓励、配合和引导他人。这样不仅可以使我们取得有效沟通，更加会为我们在企业中的职业发展打下良好而坚实的基础。为此，本文将重点分析并以实例介绍商务英语邮件的写作技巧及其对员工职业发展的影响。
　　【关键词】商务英语邮件；写作技巧；职业发展
　　【作者简介】周建秀，精鼎医药研究开发（上海）有限公司。
　　前言
　　在职场中，我们只需要用正确的商务英语将自己的想法或意思表达出来就可以了吗？是否有遇到过邮件石沉大海的情况？是否有收到对方激烈反驳的回信却还不清楚问题出在哪里的情况？是否有遇到同事只是用三言两句的邮件就抢走了一个团队的功劳的情况？相信在企业工作的员工多多少少都有过相同或相似的经历，而非常明确的一点就是这种“经验”积攒多了，也就意味着距离职业发展的阶梯越走越远了。难道是我们的英语能力出现了问题吗？不可否认个别存在英语表达能力的问题，，但更多因为对商务英语邮件写作技巧的不了解而造成困扰。所以，应当通过实例找出商务英语邮件写作中经常遇到的问题并进行分析，将其与相应的写作技巧相结合，从而提升我们在职场的竞争优势。
　　一、商务英语邮件写作中的认识不足及其对职业发展的影响
　　1.没有进行“下笔前分析”。工作中有些员工因繁忙，在书写商务英语邮件时经常将自己想要表达的内容，没有进行“下笔前分析”，直接并全部发送给对方。也就是不考虑对方需要哪些信息，希望这些信息如何呈现出来，只是将自己所了解到、所调查到的信息不进行分类、不加工地用邮件发送出去，任凭对方理解揣测。这样发送邮件会导致两种后果：第一，收信人没有理解发信人意图或是没有确认到自己所需要的信息，于是重新发出邮件进行确认，增加了双方的工作量，影响工作效率；第二，收信人工作繁忙，快速阅览邮件时，忽略了关键内容，甚至将邮件搁置认为不需要回复。不仅延误了工作，甚至出现需要追究责任的情况。无论是哪一种结果，都会使发信人留给同事、上司一种缺乏写作技巧与欠缺责任感的印象。
　　2.注重形式而忽略本质。商务英语邮件是商务活动中的一种沟通方式，也非常具有挑战性。对于母语非英语的我们来说，无疑面临着更多的挑战。因为在这个过程中有的人会采取额外的步骤——先将自己要表达的内容写成中文，再翻译成英文写下来。这样的做法会出现较多的问题。例如，句子会变得过分复杂冗长，注重用词却忽略了所想表达的整体意思，也就是重形式忘本质。当这样一封邮件发给同事或是上司，后果也是可想而知了。久而久之，即便有职业发展的机会，写出的邮件很繁琐冗长，方向又不明确的员工一定不会成为上司考虑的对象。
　　3.在商务英语邮件中忽略了语法的重要性。我们在儿时学习英语，老师总是不断地强调语法的关键性，并且在考试中语法题也总是重中之重。然而，成年后步入社会进入到职场工作时，经常会受到各种学习软件、培训课程的影响，认为语法已经失去了曾经的光环，只要将自己的想法表达出来，语法的对错已经不再重要。如果在日常私下交流中也许语法的重要性并不显得突出，但是在职场中，尤其是在商务英语邮件写作中，又如何呢？我们来看下面两个例子就可以得出答案：
　　案例一
　　上司发邮件询问之前分配的项目的进展，两位员工分别做出以下回答：
　　员工A：I am working on it.
　　员工B：I have been working on it.
　　哪位员工的回答更能表现出他/她一直在努力推动项目呢？
　　案例二
　　员工A与员工B正在共同负责一个项目，中途员工A不小心将项目中的一个文件丢失，庆幸的是客户方有备份，所以文件失而复得。但是项目的进度受到了一点影响。虽然问题解决，但员工B认为还是有必要向上级汇报项目进度拖延的情况，于是员工B就给上司写邮件，其中有一句中这样写到：
　　“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”
　　他們的上司在看到这句之后马上把A叫到办公室训斥了一顿，而教训的点都围绕文件丢失的问题。既然问题已经解决，上司为什么还在因为已经解决的问题而迁怒于员工A呢？
　　这两个案例的答案将在之后的写作技巧2.3中分享。
　　4.以“邮件”当武器会对个人职业发展造成影响。“邮件战”这个词，对于在企业工作的员工应该司空见惯。甚至有的员工身经百战，大小“邮件战”历经无数。“邮件战”产生的因素有很多，其中“追究问题”与“推卸责任”成为其主要原因。当问题出现时，为了“推卸责任”便要“追究问题”发生的原因，于是就可以看到员工们将“邮件”作为武器，通过“发射”邮件来抽丝剥茧找问题根源，推卸责任。但是，问题发生时找根源，推责任真的要比考虑解决方案，化解问题更重要吗？答案是否定的，因为我们的上级，公司的高层更关注的是问题的解决与处理。当然并不是说问题产生的原因不重要，只不过它的优先度往往排到解决处理之后，作为今后规避同样问题具有参考、借鉴价值。展开“邮件战”不仅影响职场人际关系，而且也会对员工个人职业发展造成影响。
　　二、商务英语邮件写作技巧的应用及其对员工职业发展的帮助
　　1.商务英语邮件写作中如何进行“下笔前分析”。主要从两方面着手：
　　（1）邮件写作目的分析，即“What is your purpose？”，我们不仅在下笔写作前要考虑清楚，同时也要在邮件的开篇向收信人清晰呈现。